Tento web používá soubory cookies k poskytování služeb, fungování webu a analýze návštěvnosti. Nepoužíváme soubory cookies pro personalizaci reklam nebo k jiným marketingovým účelům, proto není potřeba Váš souhlas.

Následující cookies nelze měnit:

V pořádku
Zásady používání souborů cookies

Hlášení pobytu cizinců

Tento návod a postup registrace do systému UBYPORT je plně platný.
Officiální informace však můžete naleznout na webu www.policie.cz/ubytovani.
V případě, že je nějaká část zde neaktuální, prosíme kontaktujte nás.

Uvedené instrukce na této stránce se budeme pokoušet vždy udržovat aktuální.

Základní informace

Od 18.12.2015 je povinností ubytovatelů oznamovat ubytované cizince Internetem (elektronicky).

Nyní již není třeba si zřizovat elektronický certifikát a hlásit cizince digitálně podepsaným emailem. Některé webové klienti neumí digitálně podesipovat e-mail a proto bylo potřeba odesílat data pomocí softwarů jako je například Outlook či Mozilla Thunderbird nebo jiné aplikace.

Hlásit pobyt cizinců je nyní vyžadováno pomocí UBYPORTu.

Kdo používal a vytvářel data pomocí tabulkového procesoru (excel) - UBYDATA - jej může stále používat, exportovaný soubor ve formátu *.UNL se načte přímo do formuláře v UBYPORTu nebo jednodušeji hosty přímo vyplňovat ve formuláři UBYPORTu, který je mnohem jednodušší.

Po registraci ubytovatel získá přihlašovací údaje do systému UBYPORT a svoje IDUB (identifikační číslo ubytovatele). V případě více ubytovacích zařízení může ubytovatel dostat více IDUB-ů

UBYPORT jako nejlepší a nejjednodušší varianta hlášení cinzinců.
Není třeba využívat další prostředky k hlášení.

Jakmile přejdete na Internetovou aplikaci Ubyport, nedoporučuje se návrat k e-mailové komunikaci s elektronickým podpisem.

Veškerý provoz na Internetové aplikaci Ubyport je monitorován, proti nepovolenému přístupu a zneužití osobních údajů cizinců.

Pokud má ubytovatel ubytování jako předmět podnikání, musí oznamovat data Internetem, nemůže oznamovat Českou poštou ani datovými schránkami. Pokud NENÍ ubytování jako předmět podnikatelské činnosti, může ubytovatel hlásit prostřednictvím předkládání papírových přihlašovacích tiskopisů; může se však sám rozhodnout, že použije přístupu přes Internet (Ubyport).

Podle zákona č. 326/1999 Sb., je povinnost oznamovat ubytování cizinců do tří pracovních dnů od ubytování, ubytovatel má právo oznamovat až ten třetí den, což se důrazně nedoporučuje. Ideální je oznamovat hned ten samý den.

Dne 15.srpna 2017 nabyl účinnosti zákon č. 222/2017, kterým se mění zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony.
Zákon č. 326/1999 Sb.,o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů znění účinné ode dne 15.8.2017. - § 102 Oznámení ubytování.

Důležité odkazy

V případě nějasností nás můžete kdykoliv kontaktovat emailem nebo telefonicky.

Informace na stránkách policie
policie.cz/ubytovani

Formulář k registraci
Formulář

Internetová aplikace UBYPORT
UBYPORT

Seznam států s vízovou povinností
seznam

Přístupová oprávnění/údaje
ubytovani@pcr.cz

Postup registrace k zasílání dat ubytovaných cizinců Internetem

Vyplnění formuláře k registraci

Přejděte na web Policie ČR (vyhledejte část pro vyplnění elektronického formuláře) nebo přímo přejděte k formuláři:

Informace na stránkách policie
policie.cz/ubytovani

Formulář k registraci
Formulář

Následně postupujte dle pokynů a vyplňte formulář, který poté uložíte ve formátu PDF a provedete kontrolu správnosti údajů uvedených v dokumentu.

Doporučujeme následující postup, kdy vytisknete dokument, podepíšete a zašlete poštou na uvedenou adresu. Certifikát pro elektornický podpis není nutný.

Je-li to možné uvádějte i funkční emailovou schránku!

Instrukce Vám budou doručeny na e-mail, který u vedete při registraci.

Způsoby odeslání vyplněného formuláře:

1. Bez elektronického podpisu a datové schránky

Pokud nemáte elektronický podpis ani datovou schránku, dokument vytisknete, podepíšete a případně orazítkujete a pošlete poštou na adresu:

Ředitelství služby cizinecké policie
Skupina vstupu informací - Žádost o registraci ubytovatele
Olšanská 2
130 00 Praha 3 - Žižkov

U tohoto způsobu podání je nutný vlastnoruční podpis na žádosti, případně razítko a uvedený telefonní kontakt musí být dostupný a funkční.

2. Osobní podání na podatelnu/vrátnici

V případě, že nechcete odesílat registrační formulář poštou, můžete ho podat osobně na podatelnu/vrátnici:

Ředitelství služby cizinecké policie
Olšanská 2
Praha 3 - Žižkov

U tohoto způsobu podání je nutný vlastnoruční podpis na žádosti, případně razítko a uvedený telefonní kontakt musí být dostupný a funkční.

3. Pokud máte elektronický podpis

V registraci postupujete podle instrukcí ředitele na webu Policie ČR www.policie.cz/ubytovani, kde je popsáno, že se registrační formulář odesílá elektronickou poštou, podepsanou elektronickým podpisem na adresu:

ubytovani@pcr.cz

Ubytovatel vyčká na odpověď Ředitelství služby cizinecké policie, ve které bude sdělen identifikátor ubytovatele nutný k další komunikaci a potřebné pokyny pro plnění povinnosti oznamovat ubytované cizince ubytovatelem.

4. Odeslání datovou schránkou

Pokud nemáte elektronický podpis, ale máte datovou schránku, pošlete registrační formulář ve formátu PDF na číslo datové schránky ŘSCP:

ybndqw9
ŘSCP - Ředitelství služby cizinecké policie, Policie ČR

Zašlete originál PDF dokument, netiskněte PDF a znovu neskenujte z papíru.

Pokyny a důležité informace

Hesla a přístupy do UBYPORTu
Získané hesla a přístupy do UBYPORTu si pečlivě uschovejte. PDF dokumenty s přístupy si nejlépe vytiskněte a založte. Také si založte vaše IDUB. Chrantě přístupové údaje před zněužitím a ztrátě. Přihlašovací údaje mohou být rozděleny do více částí. Přihlašení pro administrátora a uživatele. Uživatele je možné v budoucnu navýšit dle potřeby ubytovatelů.
Při poškození PC či ztrátě dat pak máte IDUB a Zkratku v Domovní knize k dispozici, a proces obnovy oznamování je snazší.

Administrátor/Správce má vyšší oprávnění a může zakázat/zablokovat mu podřízené uživatelské účty (vhodné pro hotely). Administrátor může být například pro vedoucího recepce a uživatelé pro recepční. Není nutné vždy používat všechny tři účty, v menších ubytovacích zařízení stačí používat například jeden libovolný z nich, ostatní jsou pak pojistkou ubytovatele při ztrátě hesla. Doporučujeme používat účet pro uživatele (User).

Přihlášení do UBYPORTu - prohlížeče
Internetová aplikace Ubyport se nachází na internetové adrese (pozor pouze protokol HTTPS) : https://ubyport.policie.cz/
Odkaz nikdy !!! nehledejte pomocí vyhledávačů, mohli by jste být nasměrování na nesprávnou stránku „ubyport-test“ !!! Vždy používejte výše uvedený odkaz, nebo přímo přes tlačítko v důležitých odkazech!

Internetová aplikace Ubyport je optimalizována pro prostředí prohlížeče Internet Explorer verze 8 a vyšší, Google Chrome, MS Edge.
V ostatních prohlížečích jako je Mozilla/Firefox se může stát, že bude potřeba webovou stránku přidat do vyjímek, proto postupujde dle následujících obrázků a pokynů. Postup je podobný pro všechny prohlížeče! Kliněte na ROZŠÍŘENÉ - PŘIDAT VYJÍMKU - SCHVÁLIT BEZPEČNOSTNÍ VYJÍMKU

Kliknutím zvětšíte

Při přihlášení do UBYPORTu zadejte: přihlašovací jméno, heslo a opiště text z bezpečnostního obrázeku (captcha). Pokud je obrázek špatně čitelný, nebo si nejste jistí, šipkou si ho můžete vyměňovat tak dlouho až bude čitelný. Při přihlášení si můžete (ale nemusíte) změnit Vám přidělené iniciační heslo. Heslo je nutné chránit, při jeho ztrátě či zcizení je nutné heslo zablokovat a opakovat registrační proceduru. Pokud si heslo změníte, je doporučeno ho zapsat na vytištěné protokoly, které si bezpečně uložte a chraňte proti zneužití.

Pravidla pro hesla:
Minimální počet malých písmen: 1
Minimální počet velkých písmen: 1
Minimální počet číslic: 1
Minimální délka: 8

Po přihlášení do UBYPORTu si vyberete z nabídky IDUB pro který chcete odeslat data. Seznam UDUB-ů znamená identifikátor ubytovatele/zařízení (měnsí ubytovatelé mají většinou pouze jeden IDUB)

Možnosti po přihlášení do UBYPORTu
Na obrazovce se Vám nabídnou dvě možnosti (administrátor má možnosti tři):

Formulář Interaktivní pořizování dat do formuláře. Po vyplnění formuláře je možné data přidat do Seznamu. Seznam má limit 10 záznamů, které odešlete pomocí tlačítka „Odeslat seznam“ a můžete pokračovat od začátku další desítkou, podle potřeby, až oznámíte potřebné množství cizinců.

Import dat Nahrávání UNL dat tzv. uploadem (UNL soubory pro import mají limit 1000 záznamů).

Správa uživatelů Se správou uživatelů v pilotním provozu nemanipulujte, obsluhuje ji jen admin, jediná operace kterou admin může provádět je odpojit uživatele od ubytovny (od ubytovacího zařízení), tedy jej deaktivovat. Tuto možnost používejte jen v krajním případě, snadnější je změnit heslo problematického uživatele.

Import souborů UNL
Internetová aplikace Ubyport umí i import UNL souborů (před importem je nutné soubory zkontrolovat v „miniaplikaci UbyData_19B“, která je na https://ubyport.policie.cz/ v sekci „soubory ke stažení“, volně k dispozici).
Doporučujeme zapisovat hosty přímo ve formuláři v UBYPORTu. Při importu používejte pouze miniaplikaci UbyData_19B nebo podobný soubor vydaný na stránkách policie ČR případně specializovaný program/aplikaci, který plní podmínky generování UNL souboru.

Formulář a oznamování ubytovaných cizinců

Informace k oznamování
Data která odešlete ke zpracování, vám budou potvrzena Doručenkou (tlačítko: zobrazit Doručenku), pokud budou formálně i věcně správná. Pokud budou data vadná bude zobrazen 'seznam nepřijatých záznamů', která musíte doplnit či opravit (opravu můžete provádět např. ve Ubyport/Formuláři, nebo v souboru UNL nebo jinak). Přijatá data jsou potvrzena jako 'seznam přijatých záznamů'.

Doručenky jsou ve formátu PDF, nezapomínejte si je ukládat, pokud budete chtít mít v ruce potvrzení o doručení dat. Pokud je počet odmítnutých záznamů větší než 0, některé záznamy mají vadnou strukturu a nebyly přijaty. Dodatečné zaslání PDF doručenky možné není.

Doporučujeme doručenky rovnou tisknout, není-li to možné alespoň uložit do počítače k pozdějšímu vytisknutí.

• Vaše data nebudou potvrzována zasíláním zpráv na e-mail. (pouze touto Doručenkou).
• Data ubytovaných cizinců se v UBYPORTu neuchovávají (pouze se data bezpečně přijímají), není tedy možné prohlížet historii, za tímto účelem si uchovávejte svoje UNL soubory a svoje Doručeny.
• V případě, že si sestavu Doručenka vytisknete a necháte si od cizinců podepsat vlastnoručním podpisem příslušné záznamy, pak plní sestava Doručenka funkci Domovní knihy i Ubytovacího lístku (Přihlašovací tiskopis).
Vytištěné listy sestavy Doručenka jsou ekvivalentní Domovní knize (pokud obsahují vlastnoruční podpisy cizinců).
• V případě, že budete oznamovat smyšlená, neúplná nebo pozměněná data, vaše oznamovací povinnost není splněna.

Domovní kniha pouze v digitální podobě je nepřípustná,
vždy musí být materializovaná, ve fyzické podobě, tedy na papíře.

• Pokud se cizinec ubytoval, byl řádně oznámen na policii a po skončení lhůty na kterou byl ubytován se neodstěhoval a stále bydlí, je nutné provést nové oznámení, časově navazující na předchozí interval: pobyt_OD až pobyt_DO.
• Pokud cizinec ukončí pobyt a odjede před skončením pobytu_DO, nic se na policii neoznamuje.

Formulář UBYPORT - zápis dat
Pokud po odeslání záznamu opět zjistíte nějakou chybu, je možné záznam pořídit (vytvořit) znovu a správně, a podruhé odeslat.

Z uvedeného plyne, že je dobré před odesláním dat vše důkladně kontrolovat a stiskem tlačítka „Odeslat seznam“ stvrzuje ubytovatel, že jsou data správně a že data garantuje. Pokud možno pracujte správně a na první pokus.

Následující zobrazení aplikace ubyport nemusí plně odpovídat skutečnosti a nemusí být aktuální (design může být změněn). Přístup do ubyportu mají pouze ubytovatelé, a proto akzualizaci těchto screenů budeme provádět dodatečně, pokud budeme mít možnost pořídit nové screeny, děkujeme za pochopení.

Kliknutím zvětšíte

Běžný účel pobytu je číslo 10 - turistika. Zadávejte celé trvalé bydliště v zahraníčí! Poznámku nemusíte vyplňovat.

Pro tento návod byly osobní údaje z formuláře odstraněny, po přidání záznamu budou v tabulce zobrazeny veškěré položky.

Oprava dat:
Pokud zapisujete data do formuláře a přidáváte je do Seznamu, je možné záznamy v Seznamu (před odesláním): Odkazy EDIT/EDITOVAT a DEL/SMAZAT jsou vpravo u každého záznamu v Seznamu (pokud je seznam záznamy naplněný).
Po odeslání seznamu již není možné záznamy editovat ani smazat.